En un mundo donde el trabajo remoto y las oficinas flexibles se están convirtiendo en la norma, entender y optimizar el espacio de trabajo personal se vuelve crucial para mantener la productividad y el bienestar de las y los trabajadores. ¿Cómo crear espacios de trabajo individuales óptimos para aumentar la comodidad de las personas y mantener o aumentar su buen desempeño?
Durante los últimos meses, han sido varias las empresas a nivel mundial que han anunciado el “retorno a la oficina” o la implementación de modelos híbridos de trabajo, que permitirán trabajar algunos días desde casa, y otros en las oficinas de la organización.
Tomando en consideración que las oficinas clásicas que conocíamos estaban configuradas con largas filas de escritorios en cubículos, cada uno ofreciendo un pequeño espacio personal, en la actualidad vemos cómo las tendencias apuntan a la necesidad de contar con entornos de trabajo más abiertos y libres que permitan la colaboración entre miembros del equipo de trabajo, y que también entregan la misma comodidad y adaptabilidad que una home office.
Y aunque estos espacios fomentan la interacción y la colaboración, también es importante tener en cuenta que, contar con un espacio individual y exclusivo es fundamental para ciertas tareas, momentos, y el bienestar general de las personas.
¿Por qué es tan importante tener un espacio personal?
Si bien puede haber muchas razones, las principales son:
- Concentración y productividad: Un espacio de trabajo bien definido permite mayor concentración al trabajar. El ruido y las distracciones constantes pueden afectar negativamente, sobretodo si hablamos de personas con dificultades para enfocarse, o con tendencia a la dispersión. Además, tener un espacio personal puede ayudar a aumentar la productividad, dado que permite un nivel mayor de concentración.
- Privacidad: Este aspecto es importantísimo si consideramos que, casi diariamente, las personas necesitan un espacio donde realizar llamadas privadas, tener videollamadas, revisar información sensible y mantener la confidencialidad de sus tareas. No contar con estos espacios puede generar mucha incomodidad, y rechazo por trabajar en la oficina corporativa.
- Comodidad: Para preservar el comfort y la salud de las y los colaboradores, es de suma importancia que los espacios tengan un buen diseño ergonómico. Esto incluye sillas ergonómicas adecuadas que consideren las necesidades específicas de cada persona, mesas a la altura correcta y tener suficiente espacio para moverse. La comodidad física ha comprobado estar directamente relacionada con la satisfacción en el trabajo, e incluso puede disminuir la ausencias laborales y aumentar la adhesión a modelos de trabajo híbridos.
¿Cómo diseñar un espacio de trabajo individual?
El diseño de este tipo de espacio de trabajo debe considerar varios factores para maximizar su efectividad.
Existen diversos estudios que han establecido cuánto espacio debe tener una persona en una oficina, pero de todas maneras, no es un dato fijo, ya que influyen mucho las características del trabajo que realiza cada colaborador, el espacio que se tiene en total, las proyecciones de crecimiento de la empresa, etc.
Sin embargo, la afirmación más constante es que una persona debe tener entre 2 y 4 m2 para el trabajo individual en una oficina. De igual manera, debe haber un promedio entre 12 y 14 m2 de espacio general. El espacio general incluye ya el área de trabajo individual. Esto también considera otros espacios para el desarrollo de sus actividades como pasillos, baños, salas de reuniones y espacios comunes para compartir y relajarse.
Otros puntos igual de importantes son:
- Divisiones: Si no tienes la opción de crear espacios cerrados privados, utilizar divisiones de espacio o pantallas puede ayudar a crear una sensación de privacidad en oficinas abiertas. Estos elementos permiten a los empleados definir su propio espacio sin aislarse completamente del equipo.
- Iluminación y ventilación: En cuanto a iluminación, el consejo es seguir la recomendación de aprovechar al máximo la luz natural, y al mismo tiempo teniendo luces cálidas como complemento, que se asimilen lo más posible a la luz natural. También deben ser ajustables y de buena calidad. Para la ventilación, ideal mantener espacios bien ventilados, abiertos, y sin exceso de aire acondicionado. Purificadores de aire y algún difusor de aromaterapia pueden ayudar mucho.
- Personalización: Permitir que los empleados personalicen su espacio puede aumentar su sentido de pertenencia y satisfacción. Pequeños detalles como fotos, plantas y objetos personales ayudan a que el espacio se sienta más propio.
¿Qué tendencias actuales hay en torno a las oficinas individuales?
En Chile, las tendencias en diseño de oficinas están en constante cambio, dado los modelos híbridos y flexibles de trabajo actuales.
En este nuevo contexto, la flexibilidad es clave en los modelos actuales. Las oficinas deben ser capaces de adaptarse a diferentes estilos de trabajo y tamaños de equipo. Esto puede incluir espacios modulares que se pueden reorganizar según las necesidades.
Y aunque el espacio individual sigue siendo importante, también lo son las áreas diseñadas para la colaboración y el trabajo en equipo. Espacios que fomenten el intercambio de ideas y la creatividad pueden ser increíblemente beneficiosos, siempre y cuando se logren equilibrar con zonas de trabajo privado.
Otra de las tendencias a considerar es la de la tecnología integrada. Esto es tener espacios equipados con herramientas digitales avanzadas y soluciones tecnológicas para tomar llamadas, videollamadas, tener mejor acústica y aislación acústica pueden mejorar considerablemente la eficiencia, facilitado al mismo tiempo la colaboración remota.
